Vipex | Политика конфиденциальности

09.11.2022

1. ВВЕДЕНИЕ И ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ

Компания AS Vipex (далее – «Vipex»), регистрационный код 10170170, расположенная по адресу Kriidi tn 10, Таллинн 11415 (далее – компания, мы или оператор), заботится о вашей конфиденциальности и защите ваших персональных данных и обрабатывает ваши персональные данные в соответствии с Регламентом (ЕС) 2016/679 Европейского парламента и Совета (далее – Регламент) и другими правовыми актами, регулирующими защиту персональных данных. Мы публикуем условия защиты данных и политику конфиденциальности (далее – политика конфиденциальности) на нашем веб-сайте, чтобы вы были справедливо и прозрачно проинформированы о том, как обрабатываются персональные данные. Также возможно ознакомиться с условиями защиты данных и политикой конфиденциальности, обратившись в нашу службу поддержки клиентов или к специалисту по защите данных AS Vipex по адресу info@vipex.ee.

Цель данной политики конфиденциальности – объяснить, какие персональные данные мы обрабатываем, а также как и почему мы это делаем. Кроме того, в этой политике конфиденциальности описаны наши обязательства и ответственность в отношении защиты данных.

Условия защиты данных и политика конфиденциальности распространяются на все персональные данные, которые мы обрабатываем в качестве оператора (контролера данных).

Компания обрабатывает, например, персональные данные сотрудников, временных сотрудников, индивидуальных предпринимателей, кандидатов на рабочие и должностные позиции, контактных лиц поставщиков, клиентов, посетителей и других партнеров. Условия защиты данных и политика конфиденциальности также применяются ко всем физическим лицам, которые посещают веб-сайт AS Vipex www.vipex.ee или обращаются к нам.

В данной Политике конфиденциальности описывается, как Vipex обрабатывает персональные данные своих сотрудников, клиентов или лиц, сотрудничающих с компанией иным образом, а также какие меры мы предпринимаем для защиты персональных данных. Мы также объясняем, какие персональные данные мы собираем о вас и с какими целями их обрабатываем. В этом документе содержится важная информация о защите ваших персональных данных, о ваших правах и порядке их реализации. Кроме того, мы рассказываем, как мы используем и храним ваши персональные данные.

Просьба внимательно ознакомиться с данной Политикой конфиденциальности. Если у вас возникнут вопросы, пожалуйста, свяжитесь с нами, используя предоставленную контактную информацию. Если вы не согласны с настоящими условиями, мы рекомендуем не пользоваться веб-сайтом и услугами Vipex.

Обратите внимание, что мы оставляем за собой право в будущем изменять настоящую Политику конфиденциальности. О любых изменениях вам будет сообщено, однако мы рекомендуем периодически самостоятельно проверять актуальность этого документа.

Персональные данные – любые данные или информация, связанные с физическим лицом, которые позволяют установить его личность. Личность человека может быть установлена, если ее можно определить в разумных пределах без несоразмерных усилий на основании имеющихся данных. Определение может основываться, например, на имени, персональном идентификационном коде, данных о местоположении, онлайн-идентификаторе или физических, физиологических, генетических, психологических, экономических, культурных либо социальных характеристиках или их сочетании. Если ваша личность известна либо может быть установлена прямо или косвенно с использованием соответствующих данных (например, имя, фамилия, адрес электронной почты, номер телефона и т. д.).

Специальные категории персональных данных – персональные данные, указывающие на расовое или этническое происхождение человека, политические взгляды, религиозные или философские убеждения, членство в профсоюзе. А также генетические данные, биометрические данные, позволяющие однозначно идентифицировать человека, данные о здоровье или данные, касающиеся сексуальной жизни и сексуальной ориентации физического лица.

Утечка (нарушение безопасности) персональных данных – это нарушение безопасности, в результате которого происходит случайное или незаконное уничтожение, утрата, изменение, несанкционированное раскрытие или несанкционированный доступ к персональным данным, которые передаются, хранятся или иным образом обрабатываются.

Клиент – физическое лицо, которому компания в рамках своей хозяйственной деятельности предоставляет услуги или предлагает товары.

Третье лицо – физическое или юридическое лицо, государственный орган, агентство или учреждение, отличное от субъекта данных, оператора (контролера) или процессора, а также лица, которые могут обрабатывать персональные данные под непосредственным руководством оператора или процессора.

Партнер по сотрудничеству – физическое лицо, являющееся поставщиком компании или сотрудником/представителем/контактным лицом другого юридического лица, сотрудничающего с компанией.

Обработка персональных данных – любая операция или набор операций, совершаемых с персональными данными (включая наблюдение или запись с помощью камер видеонаблюдения, сбор и хранение персональных данных, их сохранение, редактирование, изменение, предоставление доступа, запросы, передачу, архивирование и т. д.). Обработка может осуществляться вручную или с использованием автоматизированных систем (например, IT-систем).

При обработке персональных данных компания руководствуется следующими принципами:

Обрабатывается только то количество данных, которое необходимо для достижения определенных и законных целей, при этом учитывается важность защиты вашей конфиденциальности.
Ваши персональные данные обрабатываются в соответствии с четкими требованиями к обработке данных, установленными в законодательстве.
Ваши персональные данные обрабатываются только в форме, позволяющей идентифицировать вас как субъекта данных, не дольше, чем это необходимо для достижения цели, для которой обрабатываются ваши персональные данные.
Ваши персональные данные обрабатываются точно, честно и законно, а также с целями, определенными до момента сбора ваших персональных данных.
Мы используем соответствующие технические или организационные меры для обработки ваших персональных данных, чтобы обеспечить безопасность данных, включая защиту от несанкционированной или незаконной обработки и случайной потери, уничтожения или повреждения персональных данных.

Подрядчик – физическое лицо (то есть не компания), с которым компания заключила договор на оказание услуг (договор о предоставлении услуг), включая членов органов управления компании.

Оператор (контролер) – лицо, которое решает, почему и каким образом (то есть в каких целях и какими средствами) обрабатываются персональные данные. Если лицо самостоятельно решает, как обрабатывать персональные данные, находящиеся в его распоряжении, и несет за это ответственность, такое лицо является оператором (контролером).

Процессор – лицо, которое обрабатывает персональные данные от имени оператора (контролера). Если персональные данные находятся во владении человека или он/она их обрабатывает, но не имеет полномочий принимать решение об их обработке, то есть следует инструкциям оператора, такое лицо является процессором. Примером процессора может быть поставщик услуг (например, поставщик услуг по расчету зарплаты).

2. КАТЕГОРИИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Сотрудники и подрядчики

Компания обрабатывает персональные данные, связанные с ее сотрудниками, соискателями на рабочие и должностные вакансии (например, члены совета), а также подрядчиками, а также с бывшими сотрудниками и бывшими подрядчиками.

К таким персональным данным относятся:

Личные данные, такие как имя, дата рождения, данные о банковском счете, близкие родственники, данные визы/паспорта/удостоверения личности или копия соответствующего документа.
Контактная информация, такая как адрес и номер телефона, адрес электронной почты.
Данные из личного дела сотрудника, в том числе: условия трудовых отношений, сведения о прохождении обучения, результаты/оценки работы, повышение по службе, планы личностного развития, дисциплинарные и поведенческие данные, место работы, данные о зарплате, номер банковского счета, а также налоговый идентификационный номер и личный код.
История трудовых отношений или данные о подаче заявки, например образование и предыдущие места работы.
Данные о членах семьи, например даты рождения и имена детей (актуально, если человек подает заявление на отпуск по уходу за ребенком и т. д.).
Информация, связанная с показателями работы, например ежегодный пересмотр заработной платы для сотрудников.
Специальные категории персональных данных: медицинская информация, например справки от врача и больничные листы.

Вышеуказанный список не является исчерпывающим, но охватывает наиболее часто собираемые, используемые или иным образом обрабатываемые персональные данные.

Клиенты

Компания также обрабатывает персональные данные своих клиентов. Такие персональные данные могут включать, например:

Личные данные, такие как имя, дата рождения/личный код.
Контактная информация, например адрес, номер телефона, адрес электронной почты.
Данные кредитной карты, такие как номер карты, срок действия, код CVV.

Партнеры по сотрудничеству

Компания обрабатывает персональные данные своих партнеров по сотрудничеству. Такие персональные данные могут включать:

Личные данные, например имя, должность, позиция, рабочие идентификационные номера, отдел, бизнес-единица (включая контактную информацию, собираемую для обучения/проверки).
Контактная информация, например адрес электронной почты, номера телефонов и место работы.

3. ЦЕЛИ ОБРАБОТКИ ДАННЫХ

Компания обрабатывает персональные данные в тех целях, для которых данные были собраны.

Мы обрабатываем персональные данные сотрудников в частности для:

Выполнения обязательств работодателя, установленных Законом о трудовых договорах.
Управления выплатой заработной платы и льгот.
Кадровой работы, управления показателями и талантами.
Внутреннего аудита.

Мы обрабатываем персональные данные клиентов и партнеров по следующим причинам:

Подготовка и исполнение договора, заключенного с клиентом/партнером.

Персональные данные используются для того, чтобы мы могли заключить с вами договор и исполнить его. С целью исполнения договора обработка персональных данных необходима для заключения или исполнения договора между Vipex и клиентом/партнером (например, договор купли-продажи при покупке товаров у Vipex).

Маркетинг и связи с общественностью.
Улучшение продукции и услуг компании.
Статистический анализ.
Разработка бизнес-стратегии компании.
Предотвращение и выявление незаконного и/или криминального поведения в отношении компании, ее сотрудников и клиентов.
Мы обрабатываем персональные данные для осуществления и/или получения заказов на товары, их управления и исполнения, включая, но не ограничиваясь, обработку платежей, доставку товаров, прием возвратов, выставление счетов, коммуникацию относительно заказа и его исполнения, решение вопросов/запросов и т. д.
Управление взаимоотношениями с клиентами и общение с ними.
Развитие и анализ клиентских отношений.
Вход в личный кабинет (с целью исполнения договора).
Предоставление товаров и услуг.
Прямая и партнерская реклама (direct and relationship marketing).
Использование и совершенствование веб-сайта.
Проведение опросов.
Составление статистики продаж.
Выполнение налоговых обязательств (оформление и управление бухгалтерскими документами).

Иногда мы можем обрабатывать персональные данные и по другим причинам:

Повышение узнаваемости и репутации в публичном пространстве (коммуникация в социальных сетях).
Защита людей и имущества.
Рассмотрение правовых претензий.
Рассмотрение запросов, жалоб, требований (обработка обращений).
Исполнение обязательств, предписанных законом.

При обработке персональных данных Vipex придерживается принципа минимизации, то есть обрабатывает только те данные и в том объеме, которые необходимы для достижения конкретной цели.

Компания стремится информировать людей о целях обработки их персональных данных в момент получения персональных данных. Если это невозможно или нецелесообразно, мы стараемся информировать людей при первой же возможности после получения или иного использования их персональных данных.

4. ОБЛАСТЬ ДЕЙСТВИЯ УСЛОВИЙ ЗАЩИТЫ ДАННЫХ

Условия защиты данных и политика конфиденциальности распространяются на все персональные данные, которые мы обрабатываем в качестве оператора (контролера).

Компания обрабатывает, например, персональные данные сотрудников, временных работников, индивидуальных предпринимателей, соискателей на вакансии, контактных лиц поставщиков, клиентов, посетителей и других партнеров по сотрудничеству. Условия защиты данных и политика конфиденциальности также применяются ко всем физическим лицам, которые посещают веб-сайт AS Vipex www.vipex.ee или обращаются к нам.

При подаче заявления о приеме на работу в Vipex предоставленные соискателем персональные данные обрабатываются с целью оценки его профессиональной пригодности и соответствия заявленной должности. Данные о соискателе могут быть получены также из других источников, таких как государственные регистры, рекомендатели, прежние работодатели и т. д. Связь с рекомендателем или прежним работодателем осуществляется только в том случае, если соискатель дал на это согласие.

Компания не осуществляет профилирование ваших персональных данных, которое бы приводило к автоматическим решениям, имеющим для вас правовые или существенные последствия.

Настоящая Политика конфиденциальности не применяется к каким-либо сторонним программам, услугам или веб-сайтам, даже если на них можно попасть через веб-сайт www.vipex.ee. Политика конфиденциальности не распространяется на персональные данные, предоставленные третьим лицам. Если настоящая Политика конфиденциальности не применяется, перед тем, как предоставлять свои персональные данные, следует ознакомиться с применимой политикой конфиденциальности и связанными условиями, опубликованными на соответствующем веб-сайте, в приложении и/или связанными с любым другим сервисом, которым вы пользуетесь.

5. ПРАВОВЫЕ ОСНОВАНИЯ ДЛЯ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Vipex собирает и обрабатывает ваши персональные данные на следующих правовых основаниях:

На основании вашего согласия, то есть вы дали согласие Vipex на обработку ваших персональных данных для одной или нескольких целей, известных вам заранее (прямой маркетинг, потребительские игры).
На основании договора, то есть обработка персональных данных необходима для исполнения договора, заключенного между вами и Vipex, или для осуществления действий, необходимых для заключения договора в соответствии с вашим заявленным намерением, в рамках прав и обязанностей, вытекающих из договора (договор купли-продажи при покупке товаров у Vipex).

Если вы приобретаете товары у нас от имени юридического лица в качестве его представителя, между вами и компанией заключается договор на покупку конкретных товаров, и тогда мы обрабатываем ваши персональные данные как представителя юридического лица в соответствии со статьей 6 (1)(f) Регламента, то есть обработка персональных данных необходима для защиты законных интересов компании при заключении и исполнении договора с юридическим лицом.

Персональные данные сотрудников юридического лица, которые совершают сделки от имени юридического лица, обрабатываются с целью исполнения договора в соответствии со статьей 6 (1)(b) Регламента, то есть обработка данных необходима для исполнения договора, стороной которого является субъект данных.

После исполнения договора купли-продажи, заключенного с компанией, мы должны соблюдать обязательства, возложенные на нас законодательством, и сохранять этот договор и/или подтверждающие его доказательства, поэтому мы обрабатываем ваши персональные данные согласно статье 6 (1)(c) Регламента, то есть обработка персональных данных необходима для соблюдения юридического обязательства оператора (установленного национальным законодательством).

На основании закона, то есть Vipex обрабатывает персональные данные для выполнения обязанностей, установленных законом (например, передача заказанных товаров на основании удостоверения личности, ответ на запросы государственных органов в пределах, предусмотренных законом, и т. д.).

Если вам были проданы товары, оказаны услуги и/или получена оплата за предоставленные услуги, мы должны соблюдать установленные законодательством обязательства по ведению надлежащей бухгалтерии и хранению бухгалтерских документов. Поэтому мы обрабатываем ваши персональные данные в соответствии со статьей 6 (1)(c) Регламента, то есть обработка персональных данных необходима для исполнения юридического обязательства оператора (установленного национальным законодательством).

Оправданный (законный) интерес, то есть Vipex обрабатывает персональные данные в рамках своих законных интересов (использование системы видеонаблюдения для защиты людей и имущества, рассмотрение правовых претензий). Vipex обрабатывает персональные данные на основании законного интереса только в том случае, если такой интерес не превалирует над интересами или основными правами и свободами субъекта данных, которые требуют защиты персональных данных. Если вы хотите получить конкретную информацию о том, как формируются законные интересы, вы можете запросить ее у специалиста по защите данных Vipex по адресу электронной почты info@vipex.ee.

6. ПРАВА СУБЪЕКТА ДАННЫХ

Согласно законам о защите данных физические лица имеют определенные права в отношении своих персональных данных.

Право на доступ к данным – вы имеете право знать, какие данные хранятся о вас и как они обрабатываются.

Право на исправление – вы имеете право требовать исправления своих персональных данных, если они неверны.

Право на удаление данных («право быть забытым») – при определенных обстоятельствах вы имеете право требовать, чтобы мы удалили ваши персональные данные (например, если они нам больше не нужны, если вы отозвали свое согласие на обработку данных и т. д.).

Право на ограничение обработки – в определенных случаях вы имеете право запретить или ограничить обработку ваших персональных данных на определенный период (например, если вы подали возражение против обработки данных).

Право на возражение – исходя из конкретной ситуации, вы имеете право возражать против обработки ваших персональных данных, если ваши данные обрабатываются на основании нашего законного интереса или интереса общества. Вы можете в любой момент возразить против обработки ваших персональных данных в целях прямого маркетинга.

Право на переносимость данных – в случае, если обработка персональных данных основана на согласии человека или на договоре с компанией, а данные обрабатываются в автоматизированном режиме, человек имеет право получить свои персональные данные (которые он/она предоставил(а) оператору) в структурированном, общепринятом и машиночитаемом формате, а также право передать эти данные другому оператору (контролеру). Вы также можете потребовать, чтобы компания передала данные напрямую другому оператору, если это технически выполнимо.

Вы можете воспользоваться своими правами, представив запрос компании лично (сотруднику компании), по почте, через представителя или в электронном виде на адрес info@vipex.ee, а также по почте по адресу Kriidi tn 10, Таллинн 11415.

С целью обеспечения безопасности обработки персональных данных мы просим, чтобы ваш запрос, направленный в электронном виде, был подписан цифровой подписью.

При подаче запроса субъект данных обязан подтвердить свою личность одним из следующих способов:

предъявив запрос сотруднику компании и одновременно действительное удостоверение личности;
отправив запрос по почте или курьером, приложив копию действительного удостоверения личности, заверенную в установленном законом порядке;
представив запрос в электронном виде и подтвердив его с помощью электронных средств связи, позволяющих установить личность (например, mobiil-ID, цифровая подпись и т. д.).

Vipex имеет право ответить на ваш запрос в течение 30 дней с момента его получения. Vipex вправе отказать в удовлетворении вашего запроса, если невозможно установить личность или предоставление персональных данных небезопасно, либо если ваши запросы явно необоснованны или чрезмерны, особенно из-за их повторяющегося характера. Vipex может отказаться от удовлетворения запроса на ограничение или удаление данных, если обязанность по обработке персональных данных вытекает из действующего договора или закона, либо необходима для составления, подачи или защиты правовых претензий, связанных с защитой лиц и имущества. Если Vipex не в состоянии выполнить ваш запрос, Vipex незамедлительно, но не позднее 30 дней с момента получения запроса уведомит вас об отказе, указав причину.

Получив ваш запрос на реализацию прав субъекта данных, мы без промедления, но не позднее одного месяца со дня получения запроса, предоставим вам ответ. При необходимости этот срок может быть продлен еще на один месяц с учетом сложности и количества запросов. Обо всех таких продлениях мы сообщим вам отдельно в течение одного месяца. Информация предоставляется вам бесплатно. Если запросы субъекта данных явно необоснованны или чрезмерны, в особенности из-за их повторяющегося характера, мы вправе потребовать обоснованную плату (то есть возмещение административных расходов) или отказаться от выполнения запроса.

Ответ предоставляется вам тем способом, который был указан в вашем заявлении. Если в заявлении способ получения ответа не указан, ответ будет предоставлен тем же способом, которым вы подали запрос.

Вы несете ответственность за точность, правильность и полноту предоставляемых персональных данных. Следовательно, если ваши персональные данные (необходимые для упомянутых целей) изменяются, вы обязаны незамедлительно уведомить компанию о таких изменениях.

Предоставляя свои персональные данные, вы принимаете полную ответственность за их правильность и несете ответственность за любой ущерб нам и/или третьим лицам, который может возникнуть в результате незаконной обработки таких персональных данных.

Подача жалоб

Помимо права ознакомления с записями, лицо имеет право воспользоваться всеми другими правами субъекта данных, установленными Регламентом (ЕС) 2016/679 Европейского парламента и Совета.

Все субъекты данных имеют право подать жалобу в государственный надзорный орган по защите данных, если они считают, что обработка их персональных данных не соответствует требованиям законодательства в области защиты данных и общим правилам по защите данных. В Эстонии государственным надзорным органом является Инспекция по защите данных (Andmekaitse Inspektsioon).

В случае, если вы считаете, что Vipex нарушает ваши права в области обработки персональных данных, вы в любое время имеете право обратиться в Инспекцию по защите данных (www.aki.ee) или в суд.

7. ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ, КОТОРЫЕ МЫ ОБРАБАТЫВАЕМ

Мы собираем и обрабатываем персональные данные только в тех случаях, когда они необходимы для достижения целей, ради которых они обрабатываются. Учитывая услуги, функции и другие каналы коммуникации, которые мы предлагаем, мы можем обрабатывать следующие персональные данные:

Категория данных	Собираемые и обрабатываемые персональные данные	Источник персональных данных
Контактные данные	Идентификационные данные: ваше имя и фамилия. Контактные данные: адрес электронной почты, номер телефона, домашний адрес.	Получены от вас, когда вы делаете заказ на Vipex.ee и предоставляете необходимые для его выполнения данные, создаете личный аккаунт на Vipex.ee и указываете там свои данные, обращаетесь к нам с вопросом, запросом, жалобой и т. д. Вы подаете заявление о работе у нас. Вы связываетесь с нами через социальные сети.
Социальная активность	Переписка, фотографии, сообщения, участие в мероприятиях, оценки.	Напрямую от вас (в аккаунте в социальной сети), когда вы взаимодействуете с нами (используя инструменты социальной сети, например «Messenger») или посещаете наши управляемые аккаунты в соцсетях и/или веб-сайт.
Регистрация, вход и технические/административные данные аккаунта	Данные регистрации и входа в систему: адрес электронной почты и пароль, которые мы надежно храним в зашифрованном виде, так что их невозможно увидеть; ID Facebook, если вы создаете связь через свой аккаунт в Facebook. Технические/административные данные, необходимые для работы аккаунта и обеспечения безопасности: имя пользователя, статус аккаунта (активен, заблокирован и т. д.), IP-адрес, попытки входа в систему и действия, связанные с аккаунтом. Другая информация: отметка о том, что вы прочитали Условия использования Vipex.ee и/или Политику конфиденциальности, а также дата/время.	Собираются от вас при регистрации на Vipex.ee и создании аккаунта. Создаются или сохраняются автоматически (в том числе с помощью cookies и подобных технологий) при регистрации, входе в систему или использовании аккаунта (например, технические данные).
Данные о покупках	Детали вашего заказа: заказанные товары, их количество, цены, примененные скидки, используемые купоны, дата/время оформления заказа; Платежная информация: способ оплаты, дата/время, данные о платеже (включая, в частности, номер банковского счета). Информация о доставке: способ и/или адрес доставки, основные данные получателя, если вы указали третье лицо в качестве получателя. Сведения о статусе заказа и ходе его выполнения: готов ли заказ, отправлен, доставлен, информация о возврате товара и денег и т. д. Данные о взаимодействии: сведения об общении с вами или от вас по поводу заказа и его выполнения, а также другое содержание переписки. Другая информация: пометка о том, что вы ознакомились с Условиями использования Vipex.ee и/или Политикой конфиденциальности, а также дата/время. Если вы делаете покупку как зарегистрированный пользователь, данные о покупке связываются с другими данными, хранящимися в вашем личном аккаунте.	Предоставляются вами при оформлении заказа через Vipex.ee, при совершении платежа, при обращении к нам (или при обращении к вам) по вопросам, связанным с заказом и его исполнением, при запросе возврата товара и т. д. Эти данные формируются в процессе выполнения заказа или получаются от продавцов, чьи товары вы приобретаете, и/или от наших партнеров, которые помогают нам выполнять заказы (например, информация о том, что заказ оплачен, отправлен, доставлен и т. д.). Мы используем cookies и аналогичные технологии, когда такие данные необходимы для заключения договора купли-продажи, получения и обработки заказа (например, cookies фиксируют, что вы прочли правила продажи и/или Политику конфиденциальности).
Ваши согласия, настройки коммуникации	Согласия и возможности коммуникации: ваше согласие на получение маркетинговых и/или других уведомлений, подписка на информацию и/или отказ от таких уведомлений. Ваши настройки cookies.	Предоставляются вами (и автоматически сохраняются, в том числе с помощью cookies и подобных технологий), когда вы указываете свое согласие и/или настройки, подписываетесь или отказываетесь от соответствующих уведомлений и/или услуг.
Данные о вашем просмотре сайта Vipex.ee	Данные о просмотре: посещенные веб-страницы, просмотренные товары, дата/время просмотра, время просмотра, товары, добавленные в корзину и/или список желаний, дата/время загрузки, клики по баннерам, другие клики и интерес к контенту, информация о том, откуда пользователи перешли на сайт, включая, помимо прочего, статистику партнерских объявлений (affiliate). Технические данные: IP-адрес, ID сессии, используемый браузер, тип устройства, разрешение экрана.	Собираются с помощью cookies и аналогичных технологий при просмотре сайта Vipex.ee. Формируются на основе данных о вашем просмотре (например, статистика просмотров).
Другие данные, которые создаются при использовании соответствующих служб Vipex.ee	Данные, возникающие при использовании определенных услуг или функций Vipex.ee: например, если вы добавляете товары в список желаний, выбираете и сохраняете город (чтобы увидеть ближайший пункт выдачи), сохраняете выбор языка сайта. Если вы совершаете эти действия как зарегистрированный пользователь, данные связываются с другими данными вашего аккаунта.	Предоставляются вами (и сохраняются автоматически, включая cookies и аналогичные технологии), когда вы используете соответствующую службу или функцию Vipex.ee.
Данные о просмотре рассылок и других сообщений	Информация о том, что сообщение было успешно доставлено, данные о времени открытия сообщения (дата/время), клики по ссылкам в сообщении, данные об электронном письме, статистика пересылки или отклонения и т. д.	Собираются посредством cookies и аналогичных технологий, когда вы получаете новостные рассылки и другие сообщения.
Детали взаимодействия с вами	Когда вы обращаетесь к нам за помощью, задаете вопросы, даете обратную связь, подаете жалобы и т. д., мы обрабатываем документы и их копии, которые вы используете для связи с нами, а также любые предоставленные вами документы и данные, и при необходимости дополнительно собираем данные, которые нужны для оценки вашего запроса и ответа на него.	Предоставляются вами, когда вы обращаетесь к нам с запросом, обратной связью, жалобой или другим обращением. Мы собираем о вас данные, которые уже законно доступны нам, и/или запрашиваем их у третьих лиц (например, у государственных органов), если это необходимо для рассмотрения вашего запроса и предоставления ответа.
Видеозаписи	Персональные данные, зафиксированные на видеозаписи.	Если вы посещаете демонстрационный зал (showroom) Vipex.

Vipex обрабатывает ваши специальные категории персональных данных только в том случае, если в связи с товарами или услугами, предоставленными Vipex, произошло событие, затрагивающее ваше здоровье, либо если вы обратились к нам с запросом, включающим специальные категории персональных данных. Vipex обрабатывает ваши персональные данные только в случае, если вы добровольно предоставили такую информацию.

8. СРОКИ ХРАНЕНИЯ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Vipex хранит персональные данные только в течение срока, необходимого для достижения целей, для которых они были собраны. Персональные данные хранятся в соответствии с применимым законодательством и политиками компании.

Компания обрабатывает ваши персональные данные в начале и в течение клиентских отношений, в первую очередь, когда вы посещаете компанию и веб-сайт www.vipex.ee. Vipex обрабатывает персональные данные столько времени, сколько необходимо для выполнения отношений с клиентом или аналогичных отношений между Vipex и субъектом данных, или пока субъект данных не отзовет согласие на обработку персональных данных, либо в целях, предусмотренных законом, до истечения установленных законом сроков.

При хранении персональных данных компания руководствуется следующими критериями:

Как долго необходимо хранить персональные данные, чтобы оказывать наши услуги.
Если у субъекта данных есть учетная запись клиента в компании, мы храним персональные данные на протяжении всего времени активности учетной записи или столько, сколько необходимо для предоставления услуг этому лицу.
Если у компании есть законное, договорное или иное аналогичное обязательство по хранению персональных данных, они хранятся столько, сколько нужно для выполнения этого обязательства.
По окончании договорных отношений мы храним некоторые данные столько времени, сколько у субъекта данных или самой компании есть право предъявлять требования к другой стороне по договору.

Сроки хранения при обработке данных таковы:

Мы храним письменные документы трудового договора в соответствии с требованиями Закона о трудовых договорах в течение 10 лет со дня прекращения трудового договора.
Данные соискателя, принятого на работу в Vipex, хранятся в соответствии с трудовым законодательством, а данные несостоявшихся соискателей – до шести месяцев с даты принятия решения о найме. С согласия соискателя Vipex может хранить его/ее персональные данные до 3 лет с целью предложить ему/ей работу в будущем.
Для клиентов, совершивших покупку в интернет-магазине в качестве гостя, персональные и покупочные данные хранятся 3 года с даты совершения покупки.
Мы обрабатываем ваш договор и/или заказы и подтверждающие их доказательства (включая предоставленные вами персональные данные) в течение всего срока действия договора и храним их: до 5 лет со дня окончания действия договора. Данные о клиентах, которые не выполнили свои финансовые и/или имущественные обязательства или причинили компании ущерб, сохраняются еще на 5 лет.
Видеозаписи Vipex – 72 часа, за исключением случаев, когда требуется более длительное хранение в связи с текущим расследованием, направленным на защиту лиц и имущества, или когда законом предписан более длительный срок.
Запросы и контакты клиентов, а также жалобы – 3 года с момента предоставления Vipex окончательного ответа.
Персональные данные, связанные с рассмотрением правовых претензий, – 3 года с даты события, послужившего основанием для производства.

По истечении указанных сроков персональные данные автоматически удаляются или приводятся в анонимную форму.

9. РАСКРЫТИЕ И ПЕРЕДАЧА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Иногда компания может раскрывать персональные данные третьим лицам или позволять им получать доступ к персональным данным, обрабатываемым в компании (например, если правоохранительные органы или Инспекция по защите данных делают соответствующий запрос о доступе к персональным данным).

Компания может делиться персональными данными:

с другими сторонами, например бизнес-партнерами, поставщиками и подрядчиками;
если у компании есть законное обязательство раскрыть персональные данные (это включает обмен информацией с другими компаниями и организациями для предотвращения мошенничества);
если компания заключает договоры с другими сторонами на обработку персональных данных от имени компании, она обеспечивает наличие соответствующих договорных мер защиты персональных данных, включая стандартные договорные положения по защите данных, которые следует включать в договоры с лицами, обрабатывающими данные от имени компании.

Компания раскрывает или предоставляет доступ к персональным данным следующим категориям лиц в целях, описанных ниже:

Провайдеры телекоммуникационных услуг – для организации голосовой и дата-связи сотрудников.
Разработчики программного обеспечения – для разработки ПО.
Поставщики услуг безопасности – для обеспечения безопасной рабочей среды и выполнения требований безопасности.
Поставщики услуг по расчёту зарплаты – для ведения расчётов с сотрудниками.
Поставщики услуг в сфере охраны труда – для организации рабочего здоровья сотрудников.
Агентства по найму – для поиска новых сотрудников/подрядчиков.
Маркетинговые компании – для осуществления прямого маркетинга клиентам, указанным компанией.
Страховые брокеры и страховые компании – для страхования сотрудников компании (путешествия, несчастные случаи и т. д.).

Процессоры могут обрабатывать персональные данные только по инструкциям Vipex, и с процессорами заключены соглашения о конфиденциальности, обеспечивающие сохранение персональных данных в тайне. Кроме того, Vipex имеет право передавать персональные данные надзорным, следственным и правоохранительным органам, а также третьим лицам, если такая обязанность вытекает из закона.

Уполномоченные обработчики персональных данных Vipex AS.

10. ПРЯМОЙ МАРКЕТИНГ И ОПРОСЫ УДОВЛЕТВОРЕННОСТИ

С вашего согласия Vipex может использовать ваши персональные данные для отправки вам информации об особых предложениях, акциях и предложениях, а также для проведения опросов удовлетворенности.

Если вы больше не желаете получать прямые маркетинговые рассылки от Vipex, вы можете в любой момент отозвать свое согласие на обработку персональных данных, следуя инструкциям в прямой рассылке или обратившись в службу поддержки клиентов Vipex. Отзыв согласия не имеет обратной силы, то есть не влияет на обработку, осуществленную до момента отзыва согласия.

11. КАМЕРЫ БЕЗОПАСНОСТИ И ВИДЕОЗАПИСИ

AS Vipex использует камеры видеонаблюдения для защиты людей (то есть клиентов, сотрудников и посетителей), обеспечения безопасности и выявления соблюдения внутренних правил. Оператором (контролером) персональных данных является AS Vipex.

При использовании камер видеонаблюдения в AS Vipex важны три ключевых аспекта – целесообразность, информированность и минимальное вторжение в личное пространство людей. Камеры размещаются таким образом, чтобы под наблюдением находились входы на склады, общие зоны и парковка. Это означает, что клиенты и другие посетители, находящиеся в этих зонах, попадают в поле зрения видеонаблюдения и на видеозаписи.

Основные условия использования камер видеонаблюдения:

Правовое основание для использования камер – законный интерес.
Краткое описание системы наблюдения – цифровая система без аудиозаписи.
Запись может быть передана PPA (Полиции и Пограничной охране), AKI (Инспекции по защите данных) и другим органам и лицам, предписанным законом.
Доступ к системе видеонаблюдения имеют IT-менеджер/администратор и член правления компании.
Записи хранятся 72 часа, после чего система автоматически производит перезапись. В случае инцидента, связанного с безопасностью, соответствующие фрагменты записи хранятся до разрешения инцидента.
Тип наблюдения – возможен просмотр в реальном времени, запись и возможность последующего просмотра.

Собранные данные защищены, записи хранятся на сервере, доступ к которому имеют только IT-менеджер компании и председатель правления, используя личные учетные данные и пароли.

Чтобы в полной мере проинформировать сотрудников и обеспечить их понимание того, на каких условиях осуществляется наблюдение, мы, согласно рекомендациям Инспекции по защите данных, подготовили краткое описание использования устройств наблюдения:

Цель использования камер видеонаблюдения в AS Vipex – защита людей и имущества, безопасность и контроль соблюдения внутренних правил.
Записи с камер видеонаблюдения не используются для первичного расследования нарушений трудовых обязанностей и/или правил техники безопасности.
Область наблюдения ограничивается территорией и зданиями, принадлежащими компании.
Запись ведется только при обнаружении движения.
Постоянного наблюдения в реальном времени не ведется, для этого не нанимается отдельный сотрудник.
Записи с камер видеонаблюдения автоматически удаляются по истечении 72 часов.
Не ведется наблюдение в частных зонах. Камеры не установлены в помещениях, не предназначенных для выполнения сотрудниками своих служебных обязанностей, а предназначенных для личного пользования (санузлы, душевые, раздевалки, зоны отдыха сотрудников).
Аналогично, камеры наблюдения не установлены в офисах и кабинетах компании.

В случае возможной утечки данных, связанных с видеонаблюдением, мы взаимодействуем с Инспекцией по защите данных и правоохранительными органами, чтобы прекратить утечку и незамедлительно устранить проблему.

Данные, полученные системой видеонаблюдения, не обрабатываются, за исключением случаев, когда поступил обоснованный запрос на доступ в законных интересах.

Управление и функционирование системы видеонаблюдения осуществляет AS Vipex (регистрационный номер 10170170), адрес: Kriidi tn 10, Таллинн 11415, Эстонская Республика. Электронная почта: info@vipex.ee, телефон +372 6201000.

За защиту данных и обработку персональных данных в компании отвечает председатель правления AS Vipex, Иво Колло (электронная почта: ivo.kollo@vipex.ee, мобильный телефон +372 5017177), который может предоставить более подробную информацию об обработке персональных данных и дать возможность заинтересованным лицам ознакомиться с записями, содержащими их персональные данные.

Помимо права на просмотр записей, физическое лицо имеет право воспользоваться всеми другими правами субъекта данных, установленными Регламентом (ЕС) 2016/679 Европейского парламента и Совета. Права субъекта данных также описаны в Политике конфиденциальности AS Vipex в разделе 14 («Ваши права в отношении обработки ваших персональных данных»), а также в правовых анализах, лежащих в основе сбора данных.

Правовой анализ законного интереса в использовании камер видеонаблюдения представлен и доступен для ознакомления сотрудникам компании в отдельном документе в комнате для отдыха. Если другие субъекты данных хотят ознакомиться с анализом законного интереса в использовании камер видеонаблюдения, просим обратиться к председателю правления AS Vipex, Иво Колло (электронная почта: ivo.kollo@vipex.ee, мобильный телефон +372 5017177).

Дополнительная информация:

Важно знать, что у каждого есть право знать обо всех операциях, совершенных с его персональными данными внутри компании. Также каждый имеет право в разумный срок получить соответствующую информацию для проверки и ознакомления со своими персональными данными.

Что касается видеозаписей, следует учитывать, что компания не хранит записи дольше 72 часов, после чего они автоматически удаляются.

Каждый имеет право подать возражения в отношении использования камер наблюдения.

Если объяснения оператора кажутся неуместными, непонятными, недостаточными или если появляется подозрение на нарушение в обработке персональных данных, существует возможность обратиться за правовой защитой в Инспекцию по защите данных (www.aki.ee) по телефону +372 6274135 или письменно info@aki.ee. Более подробные контакты можно найти на сайте Инспекции по защите данных.

Согласно пункту 2 статьи 14 Закона о защите персональных данных, сбор персональных данных должен быть целенаправленным. AS Vipex как работодатель высоко ценит, уважает и защищает конфиденциальность всех субъектов данных, исходя из чего система видеонаблюдения организована так, чтобы она минимально затрагивала право на неприкосновенность частной жизни как сотрудников компании, так и других субъектов данных, и чтобы они, как правило, совсем не попадали или попадали по минимуму в зону видимости камер наблюдения.

Ссылки на потенциальные нарушения, необходимость контроля качества или сбор доказательств для споров обычно не являются достаточным оправданием для внедрения систем наблюдения. Аналогично, дистанционное наблюдение за работником в целях контроля качества или объема его/ее работы не допускается. Такие действия строго запрещены в нашей компании!

Какие ваши персональные данные мы обрабатываем с помощью камер видеонаблюдения и как долго мы их храним?

Наша компания не использует аудиооборудование. Камеры безопасности записывают только изображение без звука и хранят записи в течение 72 часов, после чего записи полностью удаляются автоматически.

Кому мы можем раскрыть ваши персональные данные?

Данные могут быть переданы компетентным органам и/или правоохранительным органам (например, судам, полиции или другим надзорным органам), юридическим и/или коллекторским службам, страховым компаниям и т. д. Однако ваши данные будут передаваться только в том случае, если этого требует действующее законодательство, и только в предусмотренном законом порядке, чтобы защитить наши права, обеспечить безопасность наших клиентов, сотрудников и ресурсов, а также для подачи, исполнения и/или защиты юридических требований.

Отмечаем, что ваши персональные данные передаются только тем третьим лицам, которые гарантируют надлежащую обработку и защиту персональных данных. Ваши персональные данные не передаются в третьи страны (то есть за пределы Европейского союза или Европейской экономической зоны) и не передаются международным организациям.

На каких правовых основаниях мы обрабатываем ваши персональные данные?

Мы обрабатываем ваши персональные данные согласно статье 6 (1)(f) Регламента, то есть обработка необходима для целей законных интересов, преследуемых оператором или третьей стороной.

12. СБОР ДАННЫХ ДЛЯ ВАЖНЫХ УВЕДОМЛЕНИЙ

Когда мы отправляем субъектам данных важные уведомления, то есть информацию, связанную с нашим договором (например, изменения или дополнения к условиям договора, изменение цены на услугу или товар и т. д.) и/или уведомления, связанные с рассмотрением жалоб/претензий/требований или аналогичных обращений (например, ответы на ваши жалобы, переписка по электронной почте в рамках разрешения спора и т. д.), у нас есть законный интерес убедиться, что субъект данных проинформирован о последних изменениях в Общих условиях договора, и собрать доказательства того, что такое сообщение доставлено субъекту данных и открыто (прочитано). Поэтому при таких рассылках мы дополнительно отслеживаем саму рассылку, то есть собираем статистическую информацию о направленных сообщениях (например, название сообщения, дату/время отправки, дату/время открытия (прочтения) сообщения, дату/время клика по ссылке в сообщении и т. д.).

Сбор этих персональных данных (статистической информации о сообщениях) осуществляется для надлежащего исполнения договора и/или рассмотрения жалоб, в соответствии со статьей 6 (1)(f) Регламента, то есть обработка необходима для защиты законных интересов компании в сохранении своих имущественных интересов. Данные хранятся в течение всего срока исполнения договора и/или периода рассмотрения жалобы/запроса/претензии, а также 5 лет с даты отправки сообщения.

13. ОБЩЕНИЕ В СОЦИАЛЬНЫХ СЕТЯХ

Для надлежащего представления компании и увеличения нашей узнаваемости в публичном пространстве компания ведет следующие аккаунты в социальных сетях:

@vipex25, по адресу: https://www.facebook.com/vipex25

@vipexas, по адресу: https://www.instagram.com/vipexas/

https://www.linkedin.com/company/vipex-as

Кому мы можем раскрыть ваши персональные данные?

Чтобы обеспечить надлежащее представление компании в публичном пространстве и постоянную коммуникацию с вами, мы можем передавать ваши данные привлеченным обработчикам (например, рекламным агентствам, консультантам и т. д.).

Данные также могут быть переданы компетентным органам и/или правоохранительным органам (например, судам, полиции или другим надзорным органам), поставщикам юридических услуг и т. д. Однако ваши данные будут передаваться только в том случае, если это требуется применимым законодательством и только в предусмотренном им порядке, чтобы защитить наши права, обеспечить безопасность наших клиентов, сотрудников и ресурсов, а также для подачи, исполнения и/или защиты юридических требований.

Обращаем ваше внимание, что ваши персональные данные передаются только тем третьим лицам, которые гарантируют надлежащую обработку и защиту персональных данных. Ваши персональные данные не передаются в третьи страны (то есть за пределы Европейского союза или Европейской экономической зоны) и не передаются международным организациям.

Обращаем внимание, что персональные данные, размещенные в социальных сетях, обрабатываются совместно с администратором этой социальной сети (например, Facebook и/или Instagram). Поэтому, чтобы более подробно ознакомиться с тем, как обрабатываются персональные данные в социальных сетях, мы предлагаем также просмотреть политику конфиденциальности самого оператора социальной сети.

С какой целью мы используем и обрабатываем ваши персональные данные?

Общаясь с нами и/или посещая наши управляемые аккаунты и веб-сайт, вы даете согласие на просмотр вашими сообщениями и ответ на них, следовательно, мы обрабатываем ваши персональные данные на основании статьи 6 (1)(a) Регламента, то есть субъект данных дал согласие на обработку своих персональных данных для одной или нескольких конкретных целей.

Как долго мы обрабатываем ваши персональные данные?

Мы обрабатываем предоставленные вами персональные данные до тех пор, пока это необходимо, или до тех пор, пока вы не отзовете свое согласие (то есть не удалите свои персональные данные из аккаунта), но не дольше, чем до момента удаления аккаунта компании. Обратите внимание, что мы обрабатываем данные только на платформе управляющего соцсетью, а потому точные цели и условия обработки в конечном итоге устанавливаются оператором этой соцсети.

В случае запретного общения (например, клевета, подрыв репутации компании и т. д.) мы можем сохранить эту переписку как доказательство на соответствующий период времени для защиты своих ущемленных прав или законных интересов (то есть на все время досудебного или судебного разбирательства).

14. БЕЗОПАСНОСТЬ И МЕРЫ ЗАЩИТЫ

Компания внедрила физические, технические и организационные меры для защиты персональных данных от незаконного или несанкционированного уничтожения, потери, изменения, разглашения, присвоения или несанкционированного доступа.

Vipex использует современные и соответствующие технические и организационные меры безопасности при сборе, хранении и обработке персональных данных, чтобы защитить их от несанкционированного доступа, изменения или уничтожения. Доступ к персональным данным для их изменения и обработки имеют только уполномоченные лица.

Например, в компании используются следующие меры физической безопасности:

Документы на бумажном носителе, содержащие персональные данные, хранятся в запертых шкафах и помещениях, доступ к которым имеют только члены правления или уполномоченные ими сотрудники для выполнения своих рабочих обязанностей.
Помещения и IT-системы, используемые для обработки данных, в достаточной мере защищены от пожара, перегрева, попадания воды, скачков напряжения и отключения электроэнергии.

При обработке ваших персональных данных мы применяем соответствующие организационные и технические меры, которые помогают защитить ваши персональные данные от случайного или незаконного раскрытия, уничтожения, изменения и других незаконных действий. Выбор средств защиты основывается на оценке возможных рисков для ваших прав и свобод как субъекта данных.

Технические меры безопасности, используемые в компании, включают, например:

Система видеонаблюдения.
Все рабочие станции защищены паролем через заставку, когда сотрудник уходит.
IT-система блокирует новый вход в систему, если число неудачных попыток превышает установленный предел.
Особо уязвимые системы (например, ноутбуки, смартфоны) должным образом защищены (например, с помощью шифрования или иных способов).

Мы строго контролируем доступ к обрабатываемым персональным данным, позволяя его только тем сотрудникам, которым он необходим в рамках их рабочих обязанностей, и отслеживаем, как они используют этот доступ. Доступ к персональным данным осуществляется посредством паролей соответствующего уровня и путем заключения соглашений о конфиденциальности с лицами, имеющими доступ к вашим персональным данным.

Все сотрудники компании, имеющие доступ к вашим персональным данным, ознакомлены с требованиями по защите данных и обязаны обеспечивать конфиденциальность обрабатываемых персональных данных.

Примеры организационных мер безопасности:

Доступ к важным IT-системам и помещениям регулируется.
Для всех пользователей IT-систем назначены роли и профили.
Определено, к каким данным какой пользователь имеет доступ, и права доступа соответствуют потребностям, вытекающим из его/ее рабочих обязанностей.
Обеспечено, что права доступа аннулируются при увольнении сотрудника.
Обеспечено, что из общедоступных помещений нельзя попасть без разрешения в помещения, где обрабатываются персональные данные.
Помещения, где находятся компьютеры с доступом к IT-системам, а также помещения, в которых хранятся документы с персональными данными, контролируются/охраняются и после окончания рабочего времени.

15. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ COOKIES

Cookie — это небольшой текстовый файл, который автоматически сохраняется вашим веб-браузером на используемом вами устройстве. Cookies используются для сбора информации о том, как пользователь пользуется сайтом, с целью предоставить ему более удобный интерфейс. На веб-сайте www.vipex.ee используются следующие cookies:

Сессионные cookies, позволяющие пользоваться сайтом.
Постоянные cookies, позволяющие запоминать выборы клиента на сайте.
Cookies первых и/или третьих сторон, предназначенные для показа пользователю релевантной рекламы и предложений.
Cookies для аналитики от третьих сторон, предназначенные для оптимизации маркетинговой коммуникации.

Посетитель сайта может удалить или заблокировать cookies, сохраненные на его устройствах, изменив соответствующие настройки своего веб-браузера. Если не использовать cookies, сайт может работать не так, как задумано, и некоторые функции могут быть недоступны пользователям.

16. ОБРАБОТКА НЕПЕРСОНИФИЦИРОВАННЫХ ДАННЫХ

При посещении www.vipex.ee Vipex может собирать неперсонализированные данные, такие как дата и время посещения сайта, информация, загруженная с сайта, сведения о названии браузера и операционной системе, интернет-провайдере и другие аналогичные данные. Vipex обрабатывает эти данные анонимно, и они используются в основном для улучшения функциональности сайта.

17. ОБЛАСТИ ОТВЕТСТВЕННОСТИ

Компания несет ответственность за обработку персональных данных. Общая ответственность за соблюдение политики конфиденциальности в компании лежит на руководстве компании, которое назначает основное контактное лицо по вопросам обработки персональных данных в отношении сотрудников и подрядчиков компании, клиентов и партнеров, а также безопасности персональных данных в компании.

Все сотрудники компании, которые сталкиваются с обработкой персональных данных, обязаны соблюдать самую актуальную опубликованную версию данной политики конфиденциальности. По всем вопросам следует обращаться к лицу, ответственному за защиту данных и обработку персональных данных в компании, председателю правления AS Vipex – Иво Колло (электронная почта: ivo.kollo@vipex.ee, мобильный телефон +3725017177).

18. ИЗМЕНЕНИЯ В УСЛОВИЯХ ЗАЩИТЫ ДАННЫХ

Vipex имеет право в любое время изменять и дополнять условия защиты данных. Актуальная версия условий защиты данных всегда доступна на веб-сайте Vipex www.vipex.ee. Также можно ознакомиться с условиями защиты данных, посетив службу поддержки клиентов в демонстрационном зале Vipex или обратившись к специалисту по защите данных Vipex по адресу электронной почты info@vipex.ee.